Apa itu EO atau Event Organizer?

Sering kali kita mendengar suatu profesi EO atau kepanjangan dari Event organizer, tapi Apa itu EO atau Event Organizer?

Memang profesi event organizer lebih familiar jika kita berada di lingkup perkotaan, karena kalau di daerah atau di desa kadang bingung jelasin apa sih profesi EO itu, jadi dari arti kata sendiri EO atau Event Organizer mempunyai arti dalam bahasa indonesia yaitu Penyelenggara Acara. Jadi, menurut pendapat pribadi saya Event organizer yaitu Suatu jasa profesional untuk mengatur proses keberlangsungan suatu acara.

Event Organizer (EO) atau penyelenggara acara adalah orang atau perusahaan yang bertanggung jawab atas perencanaan, pengorganisasian, dan pelaksanaan acara. Sebagai pengelola acara, tugas mereka meliputi perencanaan konsep acara, pemilihan tempat, koordinasi vendor, pengelolaan anggaran, manajemen keamanan, dan lain-lain. Event Organizer juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa acara tersebut sukses dan berjalan lancar. Maksud dari Event Organizer adalah untuk membantu klien mengatur dan melaksanakan acara yang berkesan dan sukses. EO membantu klien dalam menentukan konsep acara, tema, dan pesan yang ingin disampaikan. Mereka juga membantu dalam menentukan anggaran acara dan menentukan vendor yang diperlukan untuk mendukung acara tersebut. Event Organizer harus dapat memahami kebutuhan klien dan bekerja sama dengan mereka untuk menciptakan acara yang memenuhi harapan dan keinginan mereka. Hal ini melibatkan pengelolaan waktu, sumber daya, dan pemecahan masalah dalam situasi yang tidak terduga. EO juga harus memastikan bahwa acara tersebut berjalan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan, sehingga tidak terjadi keterlambatan atau ketidaknyamanan bagi tamu atau peserta acara.

Baca Juga :

• Apa itu Brand Activation?
• Event Baznas di Bandung
• Fungsi Backdrop dalam event

Selain itu, Event Organizer juga bertanggung jawab atas manajemen risiko dan keamanan selama acara berlangsung. Mereka harus memiliki keahlian dalam mengidentifikasi risiko dan memastikan bahwa semua tindakan pencegahan telah diambil. EO juga harus memastikan bahwa semua tamu dan peserta acara merasa aman dan nyaman selama acara berlangsung.

Secara umum, Event Organizer memiliki peran yang sangat penting dalam mengorganisir acara yang sukses dan berkesan. Mereka harus memiliki kemampuan yang kuat dalam perencanaan, manajemen waktu, manajemen anggaran, manajemen vendor, manajemen risiko, dan manajemen keamanan. Dalam melakukan pekerjaannya, EO harus berusaha untuk memenuhi kebutuhan dan harapan klien, dan memastikan bahwa acara tersebut berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Proses yang dimaksud yaitu dari konsultasi perencanaan hingga evaluasi setelah acara berlangsung. Jadi event organizer menjadi jasa satu jalan untuk bertanggung jawab kelancaran sebuah acara. Biasanya jasa event organizer berjalan sebagai team yang berisi personal- personal yang bertanggung jawab dalam setiap pembagian tugas.

Ada banyak macam jasa event organizer, sebenarnya sih sama tanggung jawab sebagai penyelenggara sebuah acara cuma yang membedakan jenis acara dan klien. Misal ada EO spesialis korporat atau perusahaan / instansi dimana tugas EO tersebut menyelenggarakan cara- acara internal sebuah instansi.  Ada pula EO yang hanya menghandle acara- acara musik seperti konser musik indoor maupun outdoor. Event organizer spesialis penyelenggaraan event olahraga, Nah kalau untuk acara pesta pernikahan disebut Wedding Organizer dimana mungkin lebih spesifik kali ya.

Dengan adanya jasa event organizer, klien akan lebih efisien dalam waktu soalnya segala tanggung Jawab kebutuhan acara akan di handle pihak event organizer, terus keuntungan pihak event organizer tentu saja fee yang sesuai dengan persetujuan awal.

Jika kita di posisi Klien atau pihak yang akan menyewa jasa Event organizer, baiknya sedikit banyak cek profil EO tersebut. Selain cocok tidak dengan acara yang akan kita adakan, lihat juga track record EO tersebut apakah pernah ada record negatif atau tidak, ya hanya sekedar jaga- jaga saja sih soalnya kita gak mau kan acara kita tidak sesuai rencana.

Jadi jangan ragu untuk menggandeng jasa EO atau event organizer untuk sukseskan acara kamu ya.